Regionalny Punkt Doradczy dla organizacji pozarządowych, działający przy Wydziale Rozwoju Społeczeństwa obywatelskiego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego przedstawia najczęściej popełniane błędy w złożonych ofertach na wykonanie zadania publicznego.

Materiał przygotowany jest na podstawie 547 ofert złożonych na otwarte konkursy ofert ogłaszane przez Wydział Sportu, Wydział ds. Osób Niepełnosprawnych oraz Wydział Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi.

Wszystkie wymagania dotyczące oferty wymienione zawsze są w ogłoszeniu konkursowym. Wielokrotnie bardzo ciekawe projekty odrzucane są z przyczyn formalnych, gdyż organizacje nie dopełniły wszystkich stawianych wymogów formalnych. Uniknięcie błędów formalnych/merytorycznych zwiększa szanse na przyznania dotacji na realizację projektów ogłaszanych w ramach zadań publicznych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego.

Błędy formalne mogą dotyczyć oferty, oferenta i wymaganych załączników. Pierwszym podstawowym błędem jest niedokładne zapoznanie się z treścią ogłoszenia konkursowego, w której postawiona jest szereg warunków, wymagań, zastrzeżeń, które powinna spełniać oferta, takich jak:

• - złożenie oferty na właściwym wzorze formularza oferty;
• - złożenie oferty w formie papierowej i we właściwy sposób;
• - realizacja złożonego w ofercie zadania publicznego w określonym terminie;
• - zgodność zadania publicznego złożonego w ofercie z zadaniem konkursowym;
• - podpisanie wszystkich wymaganych dokumentów przez uprawnione osoby;
• - wypełnienie wszystkich pól, i rubryk w ofercie (formularz ma być kompletnie wypełniony);
• - dokonanie odpowiednich skreśleń w oświadczeniach na końcu formularza oferty;
• - deklaracja w kalkulacji przewidywanych kosztów wkładu finansowego oferenta w wymaganej wysokości;
• - zachowanie w kalkulacji przewidywanych kosztów wyznaczonego limitu kosztów administracyjnych/kosztów obsługi zadania;
• - złożenie oferty w odpowiednim terminie.

W ogłoszeniu konkursowym znajdują się wymagania co do oferentów:

• - oferta ma być złożona przez uprawniony podmiot;
• - oferent może złożyć tylko jedną ofertę na zadanie publiczne;
• - oferta musi zostać podpisana przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, zgodnie z KRS-em/statutem/innym rejestrem określającym sposób reprezentacji.

W ogłoszeniu konkursowym znajdują się również wymagania dotyczące załączników do oferty:

• - wszystkie dokumenty wskazane jako obowiązkowe/obligatoryjne muszą zostać dołączone do oferty;
• – załączniki muszą zostać podpisane/poświadczone zgodnie z wymaganiami zapisanymi w ogłoszeniu konkursowym.

Poniższe dane przygotowano na podstawie ofert, złożonych na konkursy ogłaszane przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego. Wśród ofert 547 stwierdzono 212 ofert z błędami formalnymi, w których stwierdzono 299 błędów formalnych.

Z danych wynika, że z 299 błędów, 185 to niewłaściwe wypełnienie ofert, co stanowi prawie 62 % wszystkich popełnionych błędów. Jednym ze sposobów uniknięcia tego rodzaju błędów, jest wprowadzenie do użytkowania w UMWD generatora wypełnienia wniosków. Wyeliminuje to błędy tego rodzaju.

Dobrą praktyką jest wprowadzenie zwyczaju spotkania z zainteresowanymi organizacjami pozarządowymi w trakcie ogłoszonego konkursu i wyjaśnianie wszystkich zawiłości danego konkursu.

Więcej informacji: http://www.umwd.dolnyslask.pl/spoleczenstwoobywatelskie/doradztwo-dla-ngo/granty-fundusze-unijne/